Il metodo Kaizen cos’è e a cosa serve

Eccoci di nuovo alle prese con la filosofia giapponese! Un’altro metodo dal quale prendere ispirazione… il Kaizen, che tradotto significa “cambiare in meglio”. Come non parlare di questa filosofia da applicare alla nostra vita per renderla migliore! Capita spesso di citare il Giappone nel mio blog perché questo popolo, a quanto pare, segue molte filosofie introspettive che guidano l’individuo ad una continua crescita personale, sotto vari punti di vista. Infatti il Giappone è un paese che ha come obiettivo principale la ricerca del senso della vita, ecco perché hanno molti principi legati a questo scopo. Come ad esempio l’ikigai, il wabi sabi, il kintsukuroi ai quali ho dedicato già degli articoli.

Ma tornando al Kaizen, vediamo insieme come nasce questo metodo e capiamo poi come funziona e perchè applicarlo nella vita di tutti i giorni, o prenderne comunque spunto.

Come nasce il metodo Kaizen

La parola Kaizen, entra a far parte della cultura giapponese dopo la seconda guerra mondiale, periodo in cui l’industria giapponese aveva bisogno di risollevarsi per stare al passo con le aziende occidentali. Infatti nel mondo, le aziende iniziavano a specializzarsi nella produzione di massa ed il Giappone ancora vacillava in questo. Così per l’occasione, nelle industrie giapponesi vennero assoldati manager statunitensi, con lo scopo di gestire e risollevare la situazione e uno dei più importati fu William Edwards Deming. Quest’ultimo diede un forte aiuto iniziale inserendo il concetto di controllo qualità. È proprio dai suoi lavori, che gli ingegneri giapponesi della TOYOTA si ispirarono, riadattando le sue teorie a quelle della filosofia giapponese e sviluppando così il metodo Kaizen.

Negli anni sessanta, l’azienda produttrice di autovetture TOYOTA, grazie ad un nuovo sistema di produzione ispirato al valore dell’elemento umano e alla semplice creazione del prodotto, diventa la prima in tutto il modo. Il metodo della TOYOTA (il TPS, Toyota Production System) diventa anche di ispirazione per tutte le altre aziende, portando il Giappone al primo posto tra i produttori di autovetture.

In cosa consiste il metodo Kaizen

La filosofia di questo metodo, ancora oggi, è quella di raggiungere l’obiettivo finale in piccoli passi curati e costanti. La pazienza, la perseveranza, l’attenzione alla cura delle piccole cose, ma anche il rispetto per i dipendenti che portano avanti il lavoro. Non si pensa alla massima produzione, dove si corre contro il tempo e gli operai vengono alienati e trattati come parte del circuito lavorativo. Tutto si fa con la dovuta calma ed il dovuto rispetto, cercando di rimanere concentrati sui dettagli e la cura della mano d’opera e del lavoro stesso.

Vanno eliminati gli sprechi di tempo, di energia e di soldi, compresa perciò anche la sovrapproduzione, perché ogni scorta (di materiale o di prodotti finiti) sono uno spreco di spazio, tempo ed energia. Anche i trasporti inutili vanno eliminati, insomma si lavora solo per la giusta produzione, ogni cosa considerata superflua va eliminata.

Inoltre la cura dei dipendenti è un altro aspetto fondamentale di questo metodo Kaizen o TPS. Il rispetto verso i dipendenti è fondamentale per far si che si trovino bene e lavorino altrettanto. Infatti non si parla di semplici dipendenti, ma possiamo meglio definirli dei collaboratori, che con la cura e l’attenzione verso le proprie mansioni, sono capaci di comunicare anomalie e miglioramenti, qualora fosse necessario. Il lavoro dei dipendenti perciò va rispettato sotto ogni aspetto, dallo stipendio alla loro sicurezza fino al dialogo con i superiori.

Gli elementi del metodo Kaizen

Quando si parla di metodo Kaizen o TPS, in una gestione aziendale, si fa riferimento alla “ruota PDCA”. Si tratta di 4 fondamenti, presenti ciclicamente (per questo ruota), che in una gestione aziendale non devono mai mancare. Fu in realtà William Edwards Deming a progettare la “ruota di Deming” verso la fine degli anni ‘50, in cui parlava di 4 step: progetta, produci, vendi, riprogetta. Ma gli ingegneri giapponesi della TOYOTA, come già accennato, rivisitarono tutto il lavoro di Deming riadattandolo al metodo Kaizen, creando così la “ruota PDCA”. Gli step per il metodo TPS sono: Plan Do Check Act, ovvero pianificare, eseguire, controllare, agire. Lo scopo di questa ruota è quello di migliorare continuamente la qualità dei processi e dei prodotti, per sfruttare al meglio ogni risorsa disponibile. Ogni volta che si ripetono in successione queste fasi lavorative, la produzione migliora e gli scarti diminuiscono sotto ogni aspetto.

Ma non finisce qua, perché a rendere il lavoro ancora più efficiente, organizzato e preciso esiste anche l’attenzione al metodo delle 5S. Sieri (scegliere e scartare), Seiton (riordinare), Seiso (mantenere pulito e sistemato), Seiketsu (standardizzare con delle regole i tre principi precedenti), Shitsuke (sostenere e diffondere le precedenti 4S).

Quindi con la “ruota PDCA” si migliora costantemente la qualità dei prodotti e dei servizi offerti. Mentre con il metodo delle 5S, miglioriamo l’organizzazione e la performance lavorativa, eliminando il superfluo. Tutto questo ha reso la TOYOTA prima nel mondo, in un periodo di forte difficoltà di ripresa. Tutt’ora queste caratteristiche comprendo il metodo Kaizen o TPS per le aziende giapponesi.

Il metodo kaizen applicato nella vita

Bene! Arrivati a questo punto, abbiamo capito la storia del metodo Kaizen e come viene applicato nelle aziende, ma come possiamo inserirlo nella vita di tutti i giorni e perché?

KAI significa cambiamento, miglioramento, mentre ZEN sta per buono, migliore. Ecco perché possiamo tradurre la parola KAIZEN in “cambiamento in meglio”. Imparare questo metodo ed applicarlo nella nostra vita quotidiana, significa lavorare costantemente su noi stessi per poterci migliorare di continuo. A questo punto non resta che chiedersi … “come faccio” ? … Adottando le caratteristiche fondamentali del metodo Kaizen! Ovvero: gradualità, pazienza, auto-incoraggiamento e adattamento.

Per prima cosa dobbiamo imparare che il tutto e subito non porta benefici, ma stress e scarsi risultati. Mentre imparare a procedere a piccoli passi e con pazienza, ci aiuta a non sovraccaricarci di impegni o ansie inutili, che sono solo uno spreco di energie. Difficile per noi occidentali abituati a correre e desiderare l’irrealizzabile, ma non impossibile! Dipende da quanto vogliamo davvero che la nostra vita sia più produttiva e allo stesso tempo serena e senza stress.

Spesso volere troppe cose, porta a sovraccaricarci di impegni o desideri che alla fine raggiungiamo a stento e questo ci rende frustrati e stanchi. Se vogliamo sentirci soddisfatti delle nostre scelte e della vita che abbiamo, dobbiamo imparare ad apprezzare quello che essa ci offre. Ogni cosa che esiste nella nostra vita, che sia stata raggiunta con i nostri sforzi o con la fortuna, dobbiamo esserne grati! Impariamo perciò ad accontentarci di ciò che abbiamo, poco o tanto che sia, di quello che è la nostra vita e quello che è possibile avere da essa. Niente di più e niente di meno. I desideri e quindi i progetti che scegliamo nella nostra vita devono essere concreti. Solo così potremmo muoverci di conseguenza con il giusto ritmo, senza esagerare.

Il cambiamento richiede tempo, costanza e perseveranza.

Per questo la pazienza è fondamentale. Per essere costanti e perseverare nei nostri piccoli passi, è importante non perdere l’entusiasmo… come?…con l’attenzione alle piccole cose, la gratitudine ed il riconoscimento verso ogni piccolo traguardo. Non solo, bisogna anche essere consapevoli che la vita è fatta di alti e bassi, perciò avremo momenti più difficili e altri meno. Accettiamo il fatto che commetteremo errori, così che non perderemo tempo a rimproverarci quando capiterà, ma cercheremo invece una soluzione. Il metodo Kaizen ci insegna a muoverci a piccoli passi, proprio per essere meticolosi e attenti agli errori che vanno eliminati. Programmiamoci e ri-programmiamoci continuamente, senza perdere tempo a lamentarci.

Il metodo Kaizen, come in alcuni aspetti della filosofia taoista, ci insegna a prendere come esempio l’acqua che scorre senza sosta, adattandosi ai cambiamenti del suolo. Come l’acqua dovremmo imparare ad accettare il mondo esterno e circostante così com’è. Senza perdere tempo a capire il perché delle cose, semplicemente ci adattiamo e ci comportiamo in base ad esse. Accettiamo la vita così com’è senza perdere tempo a sprecare energie lottando contro gli imprevisti, ma piuttosto aggiriamoli e superiamoli. Così facendo concentreremo le nostre energie su come agire per raggiungere i nostri scopi, nonostante gli imprevisti. Tutto scorre, tutto passa. Pazienza, consapevolezza e decisione ci aiuteranno a superare gli imprevisti, che sono parte del cambiamento.

Obiettivi e gestione del tempo con il metodo kaizen

Se parliamo di obiettivi, parliamo di gestione del tempo e quindi di programmazione. Più riusciamo a programmare le nostre giornate, più saremo produttivi. Imparare a gestire gli impegni, dando importanza alle priorità che vanno sapute riconoscere, è fondamentale per vivere serenamente. Il metodo Kaizen ci aiuta infatti in questo, anche perché senza una buona organizzazione non riusciremo a procedere con calma, meticolosità e senza stress.

Ma se nonostante una giornata ben programmata non riuscissimo a rispettare gli impegni come previsto?… vuol dire che non siamo stati attenti a rispettare gli insegnamenti appresi dal metodo Kaizen, accennati nel paragrafo precedente! Ricordate?… programmare e ri-programmare costantemente, in base a cosa davvero siamo capaci di raggiungere. Non sottovalutiamo la possibilità inoltre degli imprevisti che ci capitano o agli errori (sprechi) che commettiamo. Fa tutto parte del percorso di miglioramento.

Gli imprevisti non possiamo prevederli, ma gli errori possiamo prevenirli oltre che gestirli una volta commessi. Quello che infatti dovremmo evitare per un buon Kaizen sono: la procrastinazione, la distrazione (data spesso dall’uso dei dispositivi elettronici) e la mancanza di concentrazione. Questi aspetti possiamo considerarli da subito degli ostacoli nel nostro percorso di vita. Non possiamo sempre essere efficienti e quindi evitare tutto questo, ma possiamo col tempo diminuire e migliorare certi errori.

Se partiamo da una buona programmazione sicuramente avremo tempo anche per lo svago ed il riposo. È in questi momenti che possiamo approfittarne per stare davanti ai dispositivi elettronici, o fare qualsiasi cosa che non richieda sforzo fisico o mentale. L’importante è che siano momenti definiti in uno spazio di tempo preciso. Quello che dovremmo evitare è di lasciarci trasportare dall’apatia o dalla distrazione nei momenti dedicati alla produttività.

Conclusioni

Quindi, possiamo concludere confermando che il metodo Kaizen ci aiuta a migliorarci giorno per giorno. Un piede… poi l’altro. Un passo alla volta possiamo raggiungere i nostri obiettivi purché siano tangibili e raggiungibili, quindi adatti alle nostre capacità e necessità. Potete leggere il mio articolo sulla lavagna degli obiettivi, che vi da pratiche indicazioni su come pianificare i vostri desideri in un tempo onesto (dai 5 ai 10 anni). In questo blog inoltre, trovate tanti altri metodi pratici che vi possono aiutare a trovare il senso della vostra vita, come hanno aiutato me. Visitate la pagina dei prodotti di Guardati Dentro se volete del materiale che possa aiutarvi giorno per giorno.

Insomma il metodo Kaizen è l’insieme di tante pratiche utili alla crescita personale, infatti quando ho letto di questa filosofia mi ci sono ritrovata molto. Ma come me, immagino che chiunque abbia la passione per la crescita individuale e la voglia di migliorarsi, si sia ritrovato in questo metodo. Per chi è alle prime armi invece dovrà rimboccarsi le maniche, ma niente panico! Se il desiderio di migliorarsi è forte, allora passo dopo passo armandovi di pazienza, costanza e perseveranza, riuscirete ad iniziare fino ad avere i primi risultati nel tempo. Ve lo auguro!

Perché la soddisfazione di riuscire a raggiungere i propri scopi, imparando a superare i momenti difficili porta ad un vero stato di serenità e soddisfazione.

Lieta di aver condiviso con voi un’altro utile metodo e la mia personale visione a riguardo. Vi ricordo che se vi piace il mio lavoro, potete iscrivervi al blog per rimanere aggiornati sui miei articoli.

Grazie,

Lachiarasognante.

LIBRI CONSIGLIATI:

Ecco tre letture molto semplici e scorrevoli per approfondire l’argomento, praticamente simili, perciò scegliete pure quello che più vi piace e buon lettura!